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E-Rechnung 2027: Jetzt handeln! Die Checkliste für Unternehmen, Freiberufler und Vermieter

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsregelung noch bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze – vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.


Wer die E-Rechnung bislang als Zukunftsthema betrachtet hat, sollte die verbleibende Zeit für die Umstellung nutzen. Betroffen sind nicht nur klassische Gewerbebetriebe. Auch Freiberufler, Ärzte, andere Heilberufler und Vermieter können mit E-Rechnungen zu tun haben – insbesondere als Empfänger von Rechnungen ihrer Lieferanten und Dienstleister.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt in der Regel bereits ein E-Mail-Postfach. Die Herausforderung besteht darin, die strukturierten Rechnungsdaten anschließend korrekt zu prüfen, weiterzuverarbeiten und aufzubewahren.

E-Rechnung 2027: Die Sofort-Checkliste

Prüfen Sie jetzt die folgenden Punkte:

  • Umsatzgrenze: Wie hoch war der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG im Kalenderjahr 2026?
  • Ausstellung: Muss mein Betrieb ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, oder greift noch eine Übergangsregelung?
  • Software: Kann meine Rechnungssoftware geeignete E-Rechnungen erstellen, etwa XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Profil?
  • Empfang: Können wir strukturierte Rechnungen empfangen und deren Daten auslesen?
  • Prüfung: Sind Zuständigkeiten für sachliche Prüfung, Freigabe und Berichtigung festgelegt?
  • Archivierung: Werden die elektronischen Originaldaten vollständig und unverändert aufbewahrt?
  • Testlauf: Wurden Ein- und Ausgangsrechnungen in den tatsächlichen Arbeitsabläufen getestet?
  • Stammdaten: Sind die relevanten Unternehmensdaten aktuell? Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) sollte dabei separat geprüft werden; sie ist keine allgemeine technische Voraussetzung für den E-Rechnungsaustausch.

Wer diese Punkte rechtzeitig klärt, reduziert das Risiko von Verzögerungen, Rückfragen und aufwendigen Rechnungskorrekturen zum Jahreswechsel.



Wer muss sich mit der E-Rechnung beschäftigen?

Die E-Rechnungsregeln betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Entscheidend sind die konkrete Leistung, die umsatzsteuerliche Einordnung und mögliche gesetzliche Ausnahmen.

Unternehmen und Gewerbetreibende

Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmer ausstellen, sollten ihre Abläufe anhand der Übergangsfristen prüfen. Für die Frage, ob im Jahr 2027 noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, kommt es grundsätzlich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Sinne des § 19 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr an.

Wichtig: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht unterschiedslos für jede Rechnung. Unter anderem bestehen Ausnahmen für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Auch B2C-Umsätze an private Endverbraucher fallen nicht unter die obligatorische B2B-E-Rechnungspflicht.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für ihre eigenen Leistungen sind sie nach § 34a UStDV grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass sie das Thema ignorieren können: Auch Kleinunternehmer können strukturierte Rechnungen von Lieferanten erhalten. Sie sollten deshalb sicherstellen, dass sie solche Dateien empfangen, öffnen beziehungsweise lesbar darstellen und ordnungsgemäß aufbewahren können.

Freiberufler, Ärzte und Heilberufe

Auch Freiberufler sowie Ärzte und andere Heilberufler können betroffen sein. Viele Heilbehandlungen sind umsatzsteuerfrei. Daneben kann es weitere Leistungen geben – beispielsweise bestimmte Gutachten oder Beratungsleistungen –, deren umsatzsteuerliche Behandlung gesondert zu beurteilen ist.

Unabhängig davon müssen inländische Unternehmer grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Wer selbst keine oder nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze erzielt, ist deshalb nicht automatisch von der Empfangs- und Aufbewahrungspraxis entlastet.

Vermieter

Bei Vermietern kommt es auf die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung an. Viele Wohnraumvermietungen sind steuerfrei; für zahlreiche steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Bei steuerpflichtigen Vermietungsleistungen – etwa nach einer wirksamen Option zur Umsatzsteuer – können andere Regeln gelten.

Auch Vermieter können jedoch E-Rechnungen von Handwerkern, Energieversorgern oder anderen betrieblichen Dienstleistern erhalten. Deshalb ist es sinnvoll, den Rechnungseingang und die Archivierung frühzeitig zu organisieren.

Unternehmer mit gemischten Tätigkeiten

Wer steuerpflichtige und steuerfreie Tätigkeiten ausübt, sollte die jeweiligen Umsätze getrennt betrachten. Nicht jede Rechnung unterliegt denselben Anforderungen. Im Zweifel sollte die steuerliche Einordnung vor der technischen Umstellung geklärt werden.

Merksatz: Eine Steuerbefreiung der eigenen Leistung bedeutet nicht automatisch, dass ein Unternehmer keine E-Rechnungen empfangen können muss. Die Ausstellungspflicht des Lieferanten hängt jedoch von der konkreten Leistung, den gesetzlichen Ausnahmen und den Übergangsregeln ab.

To-do 1: Prüfen, welche Frist für den eigenen Betrieb gilt



Die Umstellung erfolgt stufenweise. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten folgende Grundregeln:

Bis zum 31. Dezember 2026

Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller im Rahmen der Übergangsregelung grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Dazu zählen insbesondere Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen. Für eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als einer E-Rechnung – etwa eine PDF-Datei per E-Mail – ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Papierrechnungen können während dieser Übergangszeit weiterhin verwendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027

Für Umsätze, die ab diesem Zeitpunkt ausgeführt werden, müssen Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 grundsätzlich E-Rechnungen verwenden, sofern es sich um betroffene inländische B2B-Umsätze handelt und keine gesetzliche Ausnahme greift.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG – nicht der Gewinn und nicht ohne Weiteres der handelsrechtliche Umsatz. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft sollte die Umsatzermittlung für die Übergangsregelung anhand der einschlägigen Vorgaben für den Organkreis geprüft werden.

Bis zum 31. Dezember 2027

Beträgt der maßgebliche Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 höchstens 800.000 Euro, kann der Rechnungsaussteller die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027 nutzen. Für bestimmte EDI-Verfahren bestehen ebenfalls Übergangsregelungen bis zum Ablauf des Jahres 2027. EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bezeichnet einen automatisierten Datenaustausch zwischen IT-Systemen.

Ab dem 1. Januar 2028

Ab dann gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Dazu gehören unter anderem bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht für inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025.

Wichtig: Die Umsatzgrenze betrifft die Übergangsregelung für die Ausstellung. Sie ändert nichts daran, dass Unternehmen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Geschäftspartner können außerdem vertraglich schon früher ein bestimmtes strukturiertes Format vereinbaren oder verlangen.

Praxisaufgabe

Dokumentieren Sie schriftlich:

  • den Gesamtumsatz 2026 im Sinne des § 19 UStG,
  • gegebenenfalls die Besonderheiten einer umsatzsteuerlichen Organschaft,
  • die betroffenen Kunden und Umsatzarten,
  • die bislang verwendeten Rechnungsformate,
  • die einschlägigen Ausnahmen und den Zeitpunkt der Umstellung.

To-do 2: Die Rechnungssoftware überprüfen

Eine einfache PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne mehr.

Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnungsangaben liegen dabei nicht nur als Bild vor, sondern sind als strukturierte Daten enthalten.

In Deutschland sind insbesondere zwei Formate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturiertes Datenformat, das häufig im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird.
  • ZUGFeRD: ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten verbindet. Es muss ein für den jeweiligen Zweck zulässiges Profil verwendet werden.

Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil für die maschinelle Verarbeitung maßgeblich. Stimmen PDF-Darstellung und strukturierte Daten nicht überein, darf der Unterschied nicht ignoriert werden; die Rechnungsdaten müssen geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Prüfen Sie mit Ihrem Softwareanbieter oder Ihrer Buchhaltung:

  • Kann die Software E-Rechnungen im benötigten Format erzeugen?
  • Können Rechnungen technisch korrekt übermittelt werden?
  • Können eingehende Rechnungen empfangen und die strukturierten Daten ausgelesen werden?
  • Lassen sich die Daten zuverlässig an die Buchhaltung übergeben?
  • Sind notwendige Updates und Schnittstellen eingerichtet?
  • Können Fehler erkannt und Rechnungen bei Bedarf berichtigt werden?
  • Kann die Software erforderliche Rechnungsberichtigungen ebenfalls als E-Rechnung ausgeben?

Wer Rechnungen bisher mit Word, Excel oder einer einfachen PDF-Vorlage erstellt, sollte rechtzeitig prüfen, ob die bisherige Lösung genügt oder eine andere Software erforderlich ist.

To-do 3: Den Rechnungseingang organisieren

Der Empfang von E-Rechnungen ist für inländische Unternehmen bereits seit 2025 vorgeschrieben. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; ein spezielles Rechnungsportal ist nicht generell vorgeschrieben.

Entscheidend ist, dass eingehende Dateien nicht nur entgegengenommen, sondern auch zuverlässig weiterverarbeitet und aufbewahrt werden können.

Klären Sie folgende Fragen:

  • Welche E-Mail-Adresse oder welcher andere Übermittlungsweg ist für Rechnungen vorgesehen?
  • Wer nimmt eingehende Rechnungen entgegen?
  • Wer prüft die Rechnungsdaten und den zugrunde liegenden Geschäftsvorgang?
  • Wer gibt die Rechnung frei?
  • Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung?
  • Wo und wie werden die Originaldateien archiviert?

Praxistipp: Richten Sie eine zentrale Rechnungsadresse ein und testen Sie den Eingang einer echten E-Rechnung. Eine XML-Datei sollte nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil sie sich nicht wie eine PDF-Datei direkt anzeigen lässt. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende die Datei bei Bedarf mit geeigneter Software lesbar darstellen können.

To-do 4: Rechnungsprüfung und Validierung strukturieren

Eine technisch korrekte E-Rechnung ist nicht automatisch auch steuerlich korrekt. Deshalb sollten technische Prüfung und inhaltliche Prüfung zusammenspielen.

Bei der technischen Validierung wird geprüft, ob die Datei dem verwendeten Format und den relevanten technischen Regeln entspricht. Das hilft, Formatfehler, fehlende Pflichtfelder und unplausible Angaben frühzeitig zu erkennen. Nach der Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums ist eine technische Validierung jedoch keine eigenständige, pauschale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Zusätzlich müssen Unternehmen prüfen, ob die Rechnung die gesetzlichen Angaben enthält und ob sie zum tatsächlichen Geschäftsvorgang passt.

Achtung beim Vorsteuerabzug

Während einer gesetzlichen Übergangsfrist kann eine sonstige Rechnung – beispielsweise auf Papier oder als PDF – weiterhin zulässig sein. Allein das Fehlen eines strukturierten E-Rechnungsformats führt daher nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs.

Ist für den konkreten Umsatz dagegen bereits eine E-Rechnung vorgeschrieben und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, kann das Fragen zur Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung und zum Vorsteuerabzug aufwerfen. Ob und ab wann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und den Umständen des Einzelfalls ab.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 stellt außerdem klar: Ein Geschäftsregelfehler ist nicht automatisch ein Formatfehler. Eine Datei kann umsatzsteuerlich weiterhin als E-Rechnung gelten, obwohl sie eine technische Geschäftsregel verletzt. Entscheidend ist unter anderem, ob ein Formatfehler vorliegt und ob die steuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthalten sind. Eine technische Validierung ist daher hilfreich, aber ihr Ergebnis muss fachlich eingeordnet werden.

Richten Sie deshalb einen nachvollziehbaren Prüfprozess ein:

  • Ist das Rechnungsformat technisch korrekt?
  • Sind die erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden?
  • Stimmen Leistung, Betrag und gegebenenfalls Umsatzsteuer?
  • Ist die Rechnung dem richtigen Unternehmen und Geschäftsvorgang zugeordnet?
  • Sind die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllt?
  • Stimmen bei hybriden Formaten die relevanten Angaben in PDF-Darstellung und strukturiertem Datenteil überein?

Die Validierung ersetzt nicht die steuerliche und sachliche Prüfung. Umgekehrt reicht es bei einer hybriden Rechnung nicht immer aus, nur die sichtbare PDF-Darstellung zu kontrollieren.

Weitere Klarstellungen des BMF vom 15. Oktober 2026

Das aktuelle Schreiben enthält mehrere praxisrelevante Hinweise:

  • Anzahlungen und Abschläge: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen vor dem für den Aussteller verpflichtenden Umstellungszeitpunkt ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden – auch dann nicht, wenn die Leistung oder Zahlung erst später erfolgt.
  • Berichtigungen: Ist für eine Rechnung die E-Rechnung vorgeschrieben, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Die ursprüngliche Rechnung und die Berichtigungen müssen zusammen klar erkennen lassen, welche Angaben letztlich gelten.
  • Leistungsbeschreibung: Der strukturierte Teil muss die Art, den Umfang und den Inhalt der Leistung sowie gegebenenfalls den Leistungsort so konkret benennen, dass die Leistung und ihre steuerliche Behandlung nachvollziehbar sind. Ergänzende Informationen – beispielsweise detaillierte Stundennachweise – können unter den Voraussetzungen des BMF-Schreibens in einem eingebetteten Anhang stehen.
  • Bauleistungen: Weil Leistungsverzeichnisse derzeit nicht immer vollständig im strukturierten Teil abgebildet werden können, lässt das BMF unter bestimmten Voraussetzungen eine Zusammenfassung nach Gewerken und Summen im strukturierten Teil zu. Die detaillierte Aufschlüsselung muss dann in einer eingebetteten, lesbaren Anlage enthalten sein, auf die in der E-Rechnung eindeutig verwiesen wird.
  • Rabatte und Boni: Bei schriftlich vereinbarten Entgeltminderungen, deren Höhe bei Rechnungserstellung noch nicht feststeht, kann unter den im Schreiben genannten Voraussetzungen ein allgemeiner Hinweis auf die Vereinbarung genügen. Die dazugehörigen Unterlagen müssen kurzfristig und eindeutig prüfbar sein.
  • Bestimmte Bruttopreisrechnungen: Bis zum 31. Dezember 2027 beanstandet das BMF unter bestimmten Voraussetzungen, wenn im strukturierten Teil nur die nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Gesamtsummen stehen. Die vollständige Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen muss dann in einer eingebetteten, lesbaren Anlage enthalten sein, auf die im strukturierten Teil ausdrücklich verwiesen wird.

Diese Erleichterungen gelten nur innerhalb der jeweiligen Voraussetzungen des BMF-Schreibens. Bei komplexen Fällen – insbesondere bei Bauleistungen, Schlussrechnungen oder besonderen Preisvereinbarungen – sollte die Umsetzung mit dem Softwareanbieter und gegebenenfalls der Steuerberatung abgestimmt werden.

To-do 5: Die Archivierung prüfen

E-Rechnungen dürfen nicht einfach ausgedruckt und anschließend ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden, wenn dadurch die strukturierten elektronischen Rechnungsdaten verloren gehen.

Nach § 14b UStG beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen grundsätzlich acht Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt aufzubewahren. Weitere handels- oder steuerrechtliche Pflichten können im Einzelfall zusätzliche Anforderungen oder längere Aufbewahrungsfristen begründen. Prüfen Sie daher vor einer Vernichtung stets, welche Fristen für die konkreten Unterlagen gelten.

Kontrollieren Sie:

  • Werden die ursprünglichen elektronischen Rechnungsdateien vollständig gespeichert?
  • Bleiben die strukturierten Daten unverändert erhalten?
  • Können die Dateien während der gesamten Frist wiedergefunden und lesbar gemacht werden?
  • Sind Zugriffsrechte, Datensicherung und Schutz vor unbemerkten Veränderungen geregelt?
  • Können die Unterlagen bei einer steuerlichen Prüfung zeitnah bereitgestellt werden?

Ein bloßer Download-Ordner ist häufig keine ausreichende dauerhafte Lösung, wenn Ablage, Zugriffsschutz und Wiederauffindbarkeit nicht geregelt sind.

Was gilt bei Betriebsaufgabe, Verkauf oder Erbfall?

Die Aufbewahrungspflichten enden nicht automatisch mit der Einstellung des Geschäftsbetriebs. Wer einen Betrieb verkauft oder aufgibt, sollte rechtzeitig regeln, wo die Unterlagen während der verbleibenden Frist verwahrt werden und wie ein Zugriff im Bedarfsfall möglich bleibt.

Auch im Erbfall können Unterlagen und damit verbundene Pflichten auf Rechtsnachfolger übergehen. Die konkrete Verantwortung hängt von den Rechtsverhältnissen und den einschlägigen Vorschriften ab. Deshalb sollte insbesondere bei betrieblichen Cloud-Konten, Buchhaltungsprogrammen und digitalen Speichermedien sichergestellt werden, dass notwendige Zugänge und Zuständigkeiten dokumentiert sind.

To-do 6: Mitarbeitende und Dienstleister einbeziehen

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein IT-Projekt. Sie betrifft die Abläufe in Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und gegebenenfalls externe Dienstleister.

Klären Sie frühzeitig:

  • Wer erstellt und versendet Rechnungen?
  • Wer prüft eingehende Rechnungen?
  • Wer fordert bei Fehlern eine Berichtigung an?
  • Wer betreut die Archivierung?
  • Wer informiert Kunden und Lieferanten über die benötigten Formate?
  • Wer ist Ansprechpartner bei technischen Problemen?

Gerade in kleinen Betrieben reichen häufig einfache, dokumentierte Abläufe. Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten klar sind und im Arbeitsalltag funktionieren.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Was Betriebe wissen sollten

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer dient der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger im Besteuerungsverfahren. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stufenweise und grundsätzlich ohne gesonderten Antrag vergeben.

Wichtig: Die W-IdNr. ist keine allgemeine technische Voraussetzung dafür, E-Rechnungen auszustellen oder zu empfangen. Ihr Fehlen verhindert daher nicht allein aus diesem Grund den E-Rechnungsaustausch.

Die W-IdNr. ist von der Steuernummer, der persönlichen steuerlichen Identifikationsnummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu unterscheiden. Sie ersetzt die USt-IdNr. nicht.

Was tun, wenn die W-IdNr. nicht bekannt ist?

1. Prüfen, ob bereits eine USt-IdNr. vorhanden ist.
Für wirtschaftlich Tätige, die bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hatten, wurde die Mitteilung der W-IdNr. über eine öffentliche Bekanntmachung vorgenommen. Die Nummer wurde zunächst grundsätzlich mit derselben Zeichenfolge vergeben; die Funktionen der W-IdNr. und der USt-IdNr. bleiben jedoch verschieden. Die W-IdNr. kann um ein Unterscheidungsmerkmal für weitere wirtschaftliche Tätigkeiten ergänzt werden.

2. ELSTER-Postfach kontrollieren.
Wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr. erhalten die Mitteilung grundsätzlich über ELSTER. Prüfen Sie deshalb das ELSTER-Postfach und die dortigen Hinweise zur W-IdNr. Die konkreten Abrufmöglichkeiten und Verfahrenshinweise können sich ändern; maßgeblich sind die aktuellen Informationen des BZSt.

3. Bei Unklarheiten die offiziellen Hinweise des BZSt nutzen.
Die Vergabe erfolgt stufenweise. Dass eine Mitteilung nicht auffindbar ist, bedeutet nicht automatisch, dass keine Nummer zugeteilt wurde. Informationen zur Vergabe und Mitteilung finden Sie unter www.bzst.de/widnr. Eine Mitteilung per Telefon oder einfacher E-Mail ist aus Datenschutzgründen nicht vorgesehen.

Die W-IdNr. sollte in den Unternehmensunterlagen dokumentiert und bei Bedarf der Buchhaltung beziehungsweise der Steuerberatung mitgeteilt werden. Sie ist jedoch nicht allein deshalb auf sämtlichen Rechnungen anzugeben, weil sie zugeteilt wurde. Welche Angaben im konkreten Fall erforderlich sind, richtet sich nach den jeweils geltenden Vorschriften.

Was droht bei Verstößen?

Wer gesetzliche Pflichten zur Ausstellung oder Aufbewahrung von Rechnungen verletzt, muss je nach Sachverhalt mit steuerlichen und gegebenenfalls bußgeldrechtlichen Folgen rechnen. § 26a UStG sieht für bestimmte Verstöße Geldbußen von bis zu 5.000 Euro vor. Dabei ist eine wichtige Klarstellung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026 zu beachten: Wird trotz bestehender E-Rechnungspflicht statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, stellt dies nach dem Schreiben keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG dar.

Das bedeutet nicht, dass die E-Rechnungspflicht entfällt oder eine abweichende Rechnung in jedem Fall folgenlos bleibt. Für andere Pflichtverletzungen – etwa bestimmte Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten – können weiterhin Sanktionen gelten. Außerdem können fehlerhafte Rechnungen zusätzlichen Korrekturaufwand verursachen und Fragen zum Vorsteuerabzug aufwerfen. Klare Prozesse für Erstellung, Prüfung, Übermittlung und Archivierung helfen, solche Risiken zu verringern.

Zeitplan bis zum 1. Januar 2027

Jetzt bis Ende Oktober 2026

  • Gesamtumsatz 2026 und einschlägige Übergangsregelung prüfen
  • Rechnungssoftware und Buchhaltungsprozesse analysieren
  • Empfangsweg, Zuständigkeiten und Archivierung festlegen
  • Relevante Stammdaten kontrollieren

Bis Ende November 2026

  • Geeignete Software und Schnittstellen auswählen beziehungsweise aktualisieren
  • Prüf- und Freigabeprozesse festlegen
  • Mitarbeitende, Buchhaltung und Steuerberatung einbeziehen
  • Mit wichtigen Kunden und Lieferanten die Umstellung abstimmen

Bis Ende Dezember 2026

  • Testrechnungen erstellen und empfangen
  • Validierung und Datenübernahme testen
  • Fehlerquellen beheben
  • Dokumentieren, für welche Umsätze ab Januar 2027 E-Rechnungen auszustellen sind

Ab Januar 2027

  • Die für den eigenen Betrieb geltenden Anforderungen umsetzen
  • Eingehende E-Rechnungen korrekt prüfen und archivieren
  • Prozesse regelmäßig kontrollieren
  • Die weitere Umstellung bis spätestens 2028 im Blick behalten

Fazit: Nicht bis Weihnachten warten

Zum 1. Januar 2027 endet eine wichtige Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr. Für andere Unternehmen bleibt die Ausstellungspflicht grundsätzlich spätestens ab 2028 relevant. Die Empfangsfähigkeit ist für inländische Unternehmen bereits seit 2025 erforderlich.

Wer jetzt Software, Zuständigkeiten, Rechnungsprüfung und Archivierung prüft, kann die Umstellung geordnet vorbereiten. Wer erst kurz vor dem Stichtag beginnt, riskiert vermeidbare Verzögerungen, fehlerhafte Abläufe und zusätzlichen Korrekturaufwand.

Sie möchten wissen, welche Anforderungen für Ihren Betrieb gelten? Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie dabei, den Handlungsbedarf einzuordnen, bestehende Prozesse zu prüfen und die E-Rechnung in Ihren betrieblichen Alltag zu integrieren.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Ob und in welchem Umfang die E-Rechnungspflicht im Einzelfall greift, hängt insbesondere von den betroffenen Umsätzen, den gesetzlichen Ausnahmen und den geltenden Übergangsregelungen ab. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Veröffentlichungen der Finanzverwaltung.

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