Liebe Mandantinnen und Mandanten,
ab dem 1. Januar 2027 gelten verbindliche neue Anforderungen für die Führung Ihrer Entgeltunterlagen (Lohnunterlagen). Die gesetzliche Grundlage hierfür wurde bereits 2020 geschaffen und 2024 bestätigt. Was das für Sie als Arbeitgeber bedeutet und wie Sie sich jetzt vorbereiten können, erfahren Sie hier.
🔍 Was ändert sich konkret?
Ab 2027 müssen Sie Ihre Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen. Das betrifft alle Dokumente, die für die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung relevant sind – z. B. Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Zeiterfassungen oder Gehaltsnachweise.
⚠️ Achtung:
- Können Sie diese Unterlagen nicht maschinell auswertbar vorlegen, gelten sie als nicht prüfungsfähig.
- Die Folge: Die Rentenversicherung schätzt Ihre Beiträge – im Zweifel zu Ihren Ungunsten.
- Zusätzlich drohen Verzögerungsgelder, Säumniszuschläge (1 % pro Monat) oder sogar Bußgelder.
💡 Wichtig: Auch wenn Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung übernimmt, bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Unterlagen bei Ihnen als Arbeitgeber.
📌 Was bedeutet „elektronisch und revisionssicher“?
„Elektronisch“ heißt nicht einfach nur eine Datei speichern. Entscheidend ist, dass die Dokumente revisionssicher geführt werden. Das umfasst drei zentrale Anforderungen:
🔒 Unveränderbarkeit
- Ein einmal abgelegtes Dokument darf nicht nachträglich unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
- Eine revisionssichere Ablage unterscheidet sich damit grundlegend von einem normalen Datei-Ordner.
📜 Nachvollziehbarkeit
- Alle Zugriffe und Änderungen müssen protokolliert und lückenlos nachvollziehbar sein.
- Bei einer Prüfung muss klar sein: Wann lag welches Dokument in welcher Version vor?
⚙️ Maschinelle Auswertbarkeit
- Die Dokumente müssen strukturiert und automatisiert abrufbar sein.
- Sie dürfen nicht als „loses Konvolut“ vorliegen, sondern müssen eindeutig zugeordnet und schnell auffindbar sein.
❌ Typische Fehlannahmen – und warum sie teuer werden können
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass ihre aktuelle Ablage bereits den Anforderungen genügt. Drei besonders häufige Irrtümer:
„Bei uns liegt doch schon alles als PDF bereit.“ → Eine Sammlung von PDFs in einem Windows-Ordner ist keine revisionssichere Ablage, da sie kein Zugriffsprotokoll bietet.
„Wir haben doch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für alle Dokumente.“ → Ein DMS allein reicht nicht automatisch aus. Die Entgeltunterlagen müssen:
- Eindeutig zugeordnet sein,
- Vollständig vorliegen,
- Revisionssicher organisiert sein,
- Im Prüfungsfall sofort auffindbar sein.
„Unsere Lohnabrechnung macht sowieso der Steuerberater.“ → Auch bei ausgelagerter Lohnabrechnung bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber.
🚀 So starten Sie 2027 sauber durch
- Keine rückwirkende Digitalisierung nötig: Gesetzlich gefordert ist nur, dass alle ab dem 1.1.2027 entstehenden Dokumente von Anfang an strukturiert und konform erfasst werden.
- Altakten schrittweise digitalisieren: Eine nachträgliche Digitalisierung des Altbestands ist organisatorisch sinnvoll, aber keine rechtliche Pflicht.
📅 Nächste Schritte: Wie wir Sie unterstützen
In den kommenden Wochen erhalten Sie von uns detaillierte Informationen zu folgenden Themen: ✅ Welche Dokumente müssen elektronisch geführt werden? ✅ Was müssen Sie organisatorisch anpassen? ✅ Welche Lösungen bietet Agenda – und was kosten sie?
💬 Haben Sie Fragen?
Gerne beraten wir Sie persönlich, wie Sie die neuen Anforderungen umsetzen können. Kontaktieren Sie uns einfach – wir helfen Ihnen, rechtssicher und effizient vorzubereiten.
Ihr Team von Dr. Groß & Scheifler GbR – Mein Steuerberater
📌 Warum diese Information wichtig ist
Die neuen Regelungen sind verbindlich und betreffen alle Arbeitgeber. Eine Nichtbeachtung kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen. Nutzen Sie die Zeit bis zum 1.1.2027, um Ihre Abläufe anzupassen – wir begleiten Sie dabei!
Quellen: