Kurzfazit zuerst: Ab 2027 müssen alle Entgeltunterlagen vollständig digital geführt werden – ohne jede Papierausnahme. Für Arbeitgeber bedeutet das: saubere digitale Personalakten, korrekte Dateiformate, eindeutige Dateinamen und eine revisionssichere Struktur. In unserer Kanzlei setzen wir dafür auf AGENDA und das Modul Personaldaten Online, das die Anforderungen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zuverlässig erfüllt.
🧭 Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Für unsere Mandanten bedeutet das: Eine gut strukturierte, revisionssichere digitale Personalakte ist nicht nur sinnvoll – sie wird gesetzliche Pflicht.
🔍 Was die DRV künftig prüft
Mindestens alle vier Jahre analysiert die DRV:
Stammdaten der Beschäftigten
Entgeltdaten
Beitragsnachweise und SV‑Meldungen
Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten
Die Prüfung erfolgt digital. Nur bei Auffälligkeiten kommt noch ein Prüfer ins Unternehmen.
Mehr dazu im euBP‑Überblick.
📁 Digitale Personalakte: So müssen Unterlagen künftig gespeichert werden
Der GKV‑Spitzenverband hat klare technische Vorgaben definiert. Diese gelten ab 2027 verbindlich.
Vorgaben für digitale Dokumente
Einzeldokumente – jedes Dokument muss als eigene Datei vorliegen
Unveränderbares Format – PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF
Ausnahme: Krankenkassen‑Datensätze dürfen im gelieferten Format bleiben
Eindeutige Dateinamen – max. 64 Zeichen, keine Sonderzeichen, keine Umlaute, kein ß, keine Leerzeichen
Plattformunabhängige Abrufbarkeit
Nachvollziehbare Ordnerstruktur – je Beschäftigten, je Kategorie
Elektronische Signatur – bei Unterschrifterfordernis: fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur
Diese Regeln sind nicht optional – sie sind Voraussetzung für eine erfolgreiche euBP.
🗂 Welche Unterlagen müssen digital vorliegen?
Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören u. a.:
Arbeitszeitnachweise
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
Erklärung zur RV‑Befreiung
Erklärung zu weiteren Beschäftigungen
Nachweis der Elterneigenschaft
A1‑Bescheinigung / Entsendungsunterlagen
Nachweis Staatsangehörigkeit / Aufenthaltstitel
Immatrikulationsbescheinigung
Diese Dokumente werden nicht automatisch übermittelt. Die DRV fordert sie nur bei Bedarf an – dann meist über das Cryptshare‑Verfahren.
🧩 AGENDA als Lösung: Digitale Personalakte & Personaldaten Online
In unserer Kanzlei nutzen wir AGENDA Lohn- und Gehalt sowie das Modul Personaldaten Online. Damit erfüllen Mandanten die neuen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorteile für Arbeitgeber
Direkte Erfassung neuer Mitarbeiter im Unternehmensportal
Änderungen an Stammdaten werden digital übermittelt
Sichere, DSGVO‑konforme Übertragung aller Dokumente
Automatische Übergabe in die Lohnabrechnung
Digitale Personalakte nach den Vorgaben der DRV
AGENDA sorgt dafür, dass die Unterlagen korrekt strukturiert, eindeutig benannt und revisionssicher abgelegt werden.
Mehr dazu im AGENDA‑Modul Personaldaten Online.
🔄 Wichtig bei Software‑ oder Dienstleisterwechsel
Wechselt ein Unternehmen:
die Lohnsoftware,
die Steuerberatung,
oder das Lohnbüro,
müssen alle relevanten euBP‑Daten vorab aus dem alten System an die DRV übermittelt werden.
Warum? Weil bei Wechseln regelmäßig Daten verloren gehen, die für die nächste Betriebsprüfung notwendig sind.
Wichtig:
Die DRV speichert diese Daten nur bis zur nächsten Prüfung.
Arbeitgeber müssen die Annahmequittung selbst archivieren.
Die Pflicht gilt auch, wenn nur der Dienstleister wechselt, die Software aber gleich bleibt.
Mehr dazu im euBP‑Datenversand bei Softwarewechsel.
🧱 Unsere Empfehlung für Mandanten
Damit Sie ab 2027 vollständig compliant sind, empfehlen wir:
Digitale Personalakte einrichten
Dokumentenformate vereinheitlichen
Dateinamen-Regeln verbindlich festlegen
AGENDA Personaldaten Online nutzen
Archivierungsstrategie prüfen
Damit sind Sie optimal vorbereitet – und die nächste Betriebsprüfung wird zur Routine.